burgerzaken

Burgerzaken voor expats

Iedereen weet dat bij een verhuis naar het buitenland een hoop administratie komt kijken. Het is echter soms niet duidelijk waar je welk document kan opvragen en wat er precies in orde moet worden gebracht voor vertrek en tijdens verblijf in het buitenland.

Burgerlijke stand Belgische gemeente

Bij een verhuis naar het buitenland, moet je je laten uitschrijven bij je Belgische gemeente. De Dienst Bevolking en Burgerzaken voorziet je van een attest “model 8” en ook het adres op je eID wordt aangepast. Je huidige identiteitskaart blijft geldig tot de vervaldatum, vernieuwen moet dan op het Belgisch consulaat gebeuren. Bij terugkeer naar België, moet je je adreswijziging opnieuw doorgeven bij een Belgische gemeente, die je dan terug inschrijft in het Belgische bevolkingsregister. Indien je rijbewijs in het buitenland werd gewisseld, vraag je best meteen ook opnieuw een Belgisch rijbewijs aan.

Ook voor andere documenten gerelateerd aan je vertrek (voor de aanvraag van een visum en inschrijving in het buitenland) kan je terecht bij je bevolkingsdienst. Denk bijvoorbeeld aan een uittreksel geboorteregister, trouwakte, attest van gezinssamenstelling, aanvraag internationaal rijbewijs, uittreksel strafregister, … Wanneer een minderjarig kind met één ouder meereist, dan moet ook een ouderlijke toelating opgesteld worden bij de gemeente.

Verder in dit dossier alvast goed nieuws: de burgerlijke stand gaat digitaal vanaf 31 maart 2019. Dat zorgt er onder andere voor dat uittreksels niet langer moeten worden opgevraagd op de gemeente of consulaire post waar ze werden opgemaakt, maar in gelijk welke Belgische gemeente of consulaat kunnen geraadpleegd worden.

Wat is een melding van tijdelijke afwezigheid?

Wanneer je voor langere tijd in het buitenland verblijft maar niet definitief verhuist, is het soms gemakkelijker om je niet uit te schrijven bij je Belgische gemeente. Als de periode in het buitenland meer dan drie maanden maar minder dan een jaar is (kan eventueel verlengd worden tot twee jaar), dan doe je bij de gemeente een melding van tijdelijke afwezigheid. Dat kan voor lange reizen, medisch verblijf in het buitenland, studie- en zakenreizen en kortere beroepsopdrachten. Voorwaarde is dat er in België nog een hoofdverblijfplaats is waar je op elk moment naar kunt terugkeren.

Er geldt een uitzondering voor bepaalde categorieën, waarbij de maximale termijn van één jaar niet van toepassing is: 

  • militair personeel dat naar het buitenland gedetacheerd wordt

  • personeel van de federale politie dat naar het buitenland gedetacheerd wordt

  • ambtenaren die een functie opnemen op een Belgische diplomatieke post in het buitenland

  • personen die in het kader van ontwikkelingssamenwerking voor een coöperatieopdracht naar het buitenland worden gestuurd

In elk van deze gevallen is de uitzondering ook van toepassing op de meereizende gezinsleden.

 

Wat is het verschil tussen een ambassade en een consulaat?​

Regelmatig worden de termen “ambassade” en “consulaat” onderling gewisseld. Er zijn echter grote verschillen in bevoegdheden.

Een ambassade is de formele diplomatieke vertegenwoordiging van een regering in een ander land. Naast de Belgische ambassade is bijvoorbeeld een AAVR (Algemeen Afgevaardigde van de Vlaamse Regering) óók een diplomatieke post. Er kan slechts één ambassade zijn in een land, meerdere consulaten kunnen wel (bijvoorbeeld in een uitgestrekt land als de Verenigde Staten: de Belgische ambassade bevindt zich in Washington D.C., drie consulaten zijn verspreid over het land en je vindt er ook maar liefst 28 ereconsulaten).

Een consulaat daarentegen is de vertegenwoordiging van het openbaar bestuur van een land. Voor expats wordt het Belgische consulaat dus eigenlijk de Dienst Burgerzaken in het buitenland. Je vindt een ambassade en een consulaat zeer vaak in hetzelfde gebouw, maar hun taken en verantwoordelijkheden verschillen sterk. Een consulaat verleent diensten aan de bevolking, zowel voor eigen onderdanen in het buitenland als buitenlanders die naar België willen komen en bijvoorbeeld een visum moeten aanvragen.

Dan zijn er ook nog ereconsulaten. Wie tot ereconsul (in Nederland honorair consul genoemd) wordt benoemd, wordt aangesteld door een overheid om haar belangen te behartigen in een ander land, ten behoeve van dat land of zijn burgers. Ze hebben niet noodzakelijk de nationaliteit van het land dat ze vertegenwoordigen en kunnen eventueel ook enkele consulaire bevoegdheden op zich nemen. De meeste ereconsuls beperken zich tot het promoten van het land en culturele activiteiten op poten zetten, maar sommige ereconsuls hebben een eigen kantoortje en reiken ook visa uit.

Waarvoor kan je terecht bij het Belgische consulaat?

Administratieve bijstand wordt enkel verleend aan Belgen die ingeschreven zijn in het consulair bevolkingsregister. Hoewel het niet verplicht is, wordt bij een verhuis naar het buitenland sterk aangeraden om dat meteen te doen. Na inschrijving worden dezelfde diensten als die van de gemeentelijke Dienst Burgerzaken op de consulaire post aangeboden: vernieuwing Belgische identiteitskaarten en paspoorten, uitreiken van attesten (woonplaats, inschrijving, nationaliteit, gezinssamenstelling, …). Ook deelnemen aan de Europese en de federale verkiezingen kan via inschrijving bij het consulaat.

Belgen op reis kunnen bij verlies of diefstal van hun reisdocument en in noodgevallen terecht bij het Belgische consulaat. Omdat geen enkel Europees land in elk land ter wereld een diplomatieke post heeft, sloegen de EU-landen de handen in elkaar. Sinds 1 mei 2018 kan je, indien er geen Belgisch consulaat is, bij de post van gelijk welk ander EU-land terecht voor bijstand bij een ongeval, als je wordt vastgehouden, ernstig ziek bent of gerepatrieerd moet worden.

Voorwaarden om ingeschreven te kunnen worden in het consulair bevolkingsregister

  • Belg zijn

  • Niet meer ingeschreven zijn in de bevolkingsregisters van een Belgische gemeente

  • Bewijzen dat de hoofdverblijfplaats zich in het gebied van het Belgische consulaat bevindt

  • Minderjarigen: bewijzen dat minstens één van de ouders in hetzelfde register staat ingeschreven

Documenten voor te leggen bij inschrijving

  • Attest uitschrijving Belgische gemeente (model 8)
  • Kopie Belgische identiteitskaart en paspoort

  • Kopie van verblijfsvergunning/inschrijving voor het woonland

  • Bewijs van adres in het woonland

  • Ingevuld inschrijvingsformulier

Consulaat op de hoogte brengen bij volgende wijzigingen

  • Verandering adres (zowel binnen- als buitenland)

  • Verandering gezinssamenstelling

  • Verandering burgerlijke staat

  • Verandering van nationaliteit

 

Met dank aan Dienst Burgerzaken van de Stad Bilzen